3 Maret 2019, hujan rintik yang mengiringi pagi itu tidak meluluhkan semangat 30 peserta yang berkumpul di Ruang Rapat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Kupang-Surabaya. Beberapa berasal dari petugas perpus Surabaya, ada juga dari Pusat Studi Literasi Unesa, HIMAPAUD, Tokoh Sejarawan, dan tentu perwakilan dari FLP Surabaya. Dengan usia separuh baya mereka tetap serius membaca tiap lembar fotocopian yang diberikan petugas. Sebelas halaman yang berisi profil dan program kerja Dinas Perpustakaan (Dispus) Kota Surabaya menjadi poin utama yang akan dibahas pada pertemuan kali ini.
Diskusi yang dipimpin langsung oleh Wiwiek Widayati, Kepala Dinas Perpustakaan (Dispus) Surabaya tidak lain untuk membahas Forum Komunikasi Perangkat Daerah dalam rangka Penyusunan Awal Rencana Kerja pada tahun 2019 nanti. Menurutnya forum ini sangat penting guna menunjang Surabaya sebagai kota Literasi. “Bu Risma kan sudah menjadikan Surabaya sebagai Kota Literasi, harusnya ada upaya-upaya yang tercermin di Proker kita (Dispus, Red) per tahunnya.” Jelas perempuan berkacamata tersebut.
Tanpa menunda waktu setelah pembukaan, Kepala Dispus Surabaya langsung membacakan point-poin yang tertera di selembar kertas yang terdiri dari tiga bagian secara umum. Pertama yaitu dasar Dispus meliputi; Dasar Pelaksanaan, Tugas dan Fungsi Dispus, Visi Misi, Tujuan, dan sasaran Dispus. Kedua yaitu program meliputi Program Perpustakaan, Program Kearsipan dan Kegiatan kedua program tersebut.
Ketiga merupakan aksi serta tindakan sesuai dari bagian sebelumnya. Di antara Kegiatan dan Sub Kegiatan Dispus Surabaya meliputi; Kegiatan pelaksanaan Tes Reading Text Levelling (RTL), Kegiatan Pengembangan dan Minat Budaya Baca, Kegiatan Pembinaan Pengelolaan Perpustakaan, Kegiatan Pengelolaan Layanan Baca, Kegiatan Penyediaan, Pengelolahan Sarana dan Prasarana, Kegiatan Akses Literasi, Kegiatan Layanan Informasi Kearsipan, Kegiatan Pembinaan Kearsipan, Kegiatan Pendataandan Penataan Sistem Kearsipan Daerah, Kegiatan Pengadaan Sarana Penyimpanan, Pengelolaan, Pemeliharaan, dan Penyelamatan Kearsipan.
Setelah kurang lebih 30 menit membacakan program, Wiwiek meminta kepada para peserta untuk tidak hanya memberikan kritik tapi juga solusi setelahnya. “Saya harap dengan adanya acara ini akan menghasilkan solusi dan masukan-masukan yang akan membantu tugas Dispus Surabaya untuk masyarakat.” Jelasnya.
Para peserta sangat antusias dan saling berebut untuk angkat suara pada forum ini. Beberapa pertanyaan sangat menarik, beberapa lainya menjelaskan kondisi dan perkembangan perpustakaan dibina masing-masing peserta. Sejahrawan Surabaya, Nanang Purwono memberikan banyak masukan yang menarik, “Badan Arsip harusnya tidak hanya memberikan pelayanan info, tapi akan lebih baik bila ada penjemputan dan kerja lapangan ke info butuh diarsipkan,” terang lelaki berkaus merah tersebut. Penulis buku “Melacak JejakT embok Kota Soerabaia” ini juga menambahkan pentingnya untuk merekam jejak kejadian di Kota Surabaya. “Sebentar tapi berkala, agar nantinya anak cucu kita mengetahui sejarah kotanya dari kita, bukan dari orang lain,” imbuhnya lagi.
Kepala Dispus mengakui kegiatan kearsipan sangat kurang di Surabaya. “Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang berani mengarsip dokumen dan data-data hanya 133 dari total 226 OPD,” jelas perempuan berjilbab cokelati tu. Hal ini menunjukkan kurangnya pengarsipan di Surabaya.
Selain itu tugas besar Dispus Surabaya meratakan pembagian buku keseluruh KWB yang membutuhkan. “Saat ini kami telah mencatat adanya 361 Taman Baca Masyarakat (TBM) yang ada di tingkat RW dan 1430 layanan TBM, dan saya yakin akan terus bertambah, untuk pemerataan buku tidak dimungkinkan mengingat banyak jumlah TBM yang ada,” ungkapnya.
Pertanyaan berakhir di sesi keempat, dengan total 12 penanya. Pokok poin yang dihasilkan dari pertemuan itu, dalam kearsipan perlunya perekaman kejadian atas aktifitas yang sedang berlangsung, melengkapi data base pusat pencarian arsip, diadakannya wisata arsip, dan terakhir adanya E-Arsipu ntuk tata kelola infentaris kearsipan agar masyarakat lebih mudah mengakses. Dalam bidang perpustakaan perlunya pengembangan kegiatan yang di perpustakaan, pengembangan koleksi buku dengan aplikasi, pengembangan minat baca di lingkup keluarga, pelibatan masyarakat dalam mengelola perpustakaan dan menjalin komunikasi intens badan Perpustakaan Nasional (Barpernas).
Liputan oleh : Lathifah Inten Mahardika*
Perwakilan FLP Surabaya, Devisi Humas
